Федеральное государственное унитарное предприятие "Центральный научно-исследовательский институт геологии нерудных полезных ископаемых" (ФГУП "ЦНИИгеолнеруд") является базовой научной организацией Министерства природных ресурсов Российской Федерации в области геологического изучения, воспроизводства и использования минерально-сырьевой базы нерудных полезных ископаемых, обеспечения научно-методического сопровождения геологоразведочных работ.

ФГУП "ЦНИИгеолнеруд" проводит комплексные фундаментальные и прикладные исследования по геологии, прогнозу и поискам, геолого-экономической и аналитико-технологической оценке месторождений нерудных полезных ископаемых, осуществляет научно-методическое, информационно-аналитическое и нормативное обеспечение геологоразведочных работ, комплексные лабораторные минералого-аналитические, экологические и радиационно-гигиенические исследования и технологические испытания сырья, арбитражный контроль.

В связи со сложностью отслеживания движения документов в институте был поднят вопрос о переходе на работу с электронными документами в системе электронного документооборота (СЭД). Внедрение СЭД позволяет с одной стороны организовать единую систему хранения документов, что облегчает поиск документов, с другой осуществлять мониторинг за исполнением и местонахождением документов в организации.

Выбор системы был поручен сотрудникам отдела компьютерного обеспечения. Основными критериями, предъявляемыми к СЭД, были простота использования и возможность ведения централизованной базы данных для пользователей организации. В результате исследования различных систем (анализировались данные из Интернета, различные отзывы и рекомендации) была выбрана система "ЕВФРАТ-Документооборот". Система "ЕВФРАТ-Документооборот" проста в обучении и в использовании, имеет гибкий инструментарий для адаптации под задачи предприятия, а входящая в комплект поставки СУБД обеспечивает надёжное хранение данных и быстрый доступ к ним в локальной сети.

Внедрение системы осуществлялось самостоятельно сотрудниками института. В настоящее время система "ЕВФРАТ-Документооборот" используется в институте в течение года. Результатом ее работы в ФГУП "ЦНИИгеолнеруд" стало повышение качества работы с документами и контроля исполнения поручений, исключение потерь документов и сокращение времени их поиска. Возможность построения отчетов позволяет руководству оценивать загруженность сотрудников и при необходимости перераспределять нагрузку в коллективе.

DOCFLOW